Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý các khoản nợ tồn đọng cần thanh toán, bạn không hề đơn độc vì có rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhỏ cũng bị ảnh hưởng bởi việc thanh toán chậm. Tình huống này trở nên khó giải quyết vì một mặt bạn không muốn làm ảnh hưởng tới mối quan hệ làm ăn của mình, một mặt bạn cần các hóa đơn phải thanh toán ngay để không ảnh hưởng tới dòng tiền kinh doanh. Việc gọi điện thoại và đòi nợ hoàn toàn không phải là một trải nghiệm vui vẻ với bất kỳ ai. Tinai gợi ý 6 cách đơn giản dưới đây để giúp việc nhắc khách hàng thanh toán hóa đơn trở nên dễ dàng hơn.

‍

1. Chấp nhận nhiều hình thức thanh toán

Việc thanh toán càng dễ dàng thì khả năng khách hàng thanh toán đúng hạn càng cao. Hãy loại bỏ tất cả những gì cản trở khách hàng của bạn thanh toán. Dưới đây là các hình thức mà bạn có thể cho phép khách hàng thanh toán ngoài tiền mặt:

◦ Thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ (bạn nên tạo nhiều tài khoản ở các ngân hàng khác nhau để khách hàng có sự lựa chọn)

◦ Chuyển khoản

◦ Thanh toán di động qua ví điện tử như Momo hoặc ZaloPay

◦ Thanh toán tại điểm thanh toán ví dụ như tại các cửa hàng tiện lợi

◦ Dịch vụ thanh toán trung gian ví dụ như PayPal

‍

2. Tạo Hóa đơn chính xác và dễ hiểu

Bạn nên cố gắng tạo hóa đơn một cách chính xác, rõ ràng, và dễ hiểu nhất có thể. Nếu khách hàng không rõ ở một điểm nào đó thì rất có thể việc giải thích và làm rõ lại các thông tin sẽ làm chậm việc thanh toán của bạn. Dưới đây là những thông tin mà bạn cần chú ý làm rõ trong mỗi hóa đơn. Bạn cũng có thể đọc thêm về Hóa đơn ở trong bài viết này.

Tổng số tiền và hạn thanh toán

Hai thông tin quan trọng cần làm nổi bật nhất là số tiền thanh toán và hạn thanh toán để khách hàng có thể dễ dàng xác định họ nợ bao nhiêu và cần trả vào ngày nào.

Vật phẩm

Bạn cần liệt kê rõ ràng tất cả những sản phẩm và chi phí cấu thành nên tổng số tiền nợ và nên có giải thích đi kèm cho những mục có thể khiến người đọc mơ hồ. Họ càng có ít câu hỏi về hóa đơn, thì bạn càng được thanh toán nhanh hơn.

‍

Để ghi chép và quản lý các khoản vay nợ tồn đọng một cách hiệu quả hơn, hãy tải ngay ứng dụng Tinai nhé!

‍

3. Gửi hóa đơn tới đúng người

Đôi khi gửi hóa đơn, email tới người đại diện doanh nghiệp là chưa đủ, bạn phải liên hệ được đúng người phụ trách việc chi trả hóa đơn của mình thì việc thanh toán mới diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn. Không chỉ dừng lại ở đó, đôi khi hóa đơn của bạn cũng cần phải được phê duyệt bởi cấp trên để có thể được thanh toán. Lúc này, hãy kiên trì tìm kiếm những người thực sự có sức ảnh hưởng tới việc thanh toán của bạn và trình bày vấn đề cũng như cung cấp cho họ các thông tin cần thiết cho việc thanh toán.

Bạn cũng cần phải xác nhận hóa đơn với người mua ngay tại thời điểm bán hàng, tránh trường hợp đơn hàng đã thực hiện lâu nhưng vẫn tranh cãi về các chi phí cần trả, dẫn đến thanh toán muộn. Bạn cũng nên kiên trì nhắc nhở khách thanh toán vì rất có thể họ cũng đang có quá nhiều việc khác mà chưa để ý tới hóa đơn của bạn.  

‍

4. Thiết lập hình phạt nếu thanh toán chậm

Các chủ doanh nghiệp có xu hướng né tránh việc tính phí trễ hạn vì sợ làm ảnh hưởng mối quan hệ với khách hàng, tuy nhiên nếu ngay từ đầu hai bên thỏa thuận rõ ràng về hậu quả của việc thanh toán chậm thì khách hàng sẽ tôn trọng quy định của bạn. Dưới đây là một cách tính phí trễ hạn mà bạn có thể tham khảo:

Phí trả chậm cố định

Phí trả chậm cố định là một khoản tiền cố định mà khách hàng phải trả khi thanh toán chậm. Phí này thường áp dụng với các đơn hàng có giá trị thấp. Ví dụ: Bạn có thể áp dụng mức phí trả chậm cố định là 100.000 đồng tất cả các hóa đơn dưới 5 triệu đồng, sau đó có thể tính phí 2% bất kỳ hóa đơn nào trên 5 triệu đồng.

Lãi dồn tích

Ngoài việc tính phí cố định, bạn có thể tính lãi dồn tích cho mỗi khoảng thời gian nhất định mà khách hàng trả chậm. Ví dụ: Bạn có thể tính phí 2% hàng tuần cho đến khi hóa đơn được thanh toán.

‍

5. Thưởng thanh toán sớm hoặc đúng hạn

Ngược lại với việc phạt khi thanh toán chậm, bạn có thể khuyến khích việc thanh toán sớm hoặc đúng hạn bằng các ưu đãi cho khách hàng. Bạn có thể ưu đãi chiết khấu cho những người thanh toán sớm trong một khung thời gian nhất định. Ví dụ, hạn thanh toán là 30 ngày nhưng nếu hóa đơn được thanh toán trong vòng 10 ngày, khách hàng sẽ nhận được chiết khấu 2%.

‍

Việc thanh toán chậm bao giờ cũng là một vấn đề nan giải đối với một doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, với một vài tips nho nhỏ như trên, hy vọng bạn có thể rút ngắn thời gian thanh toán và bớt đau đầu trong việc quản lý các khoản nợ tồn đọng.