Hóa đơn là một hình thức ghi chép có lịch sử rất lâu đời, bắt đầu xuất hiện sớm nhất vào năm 5000 trước Công nguyên ở Mesopotamia trên đất sét hoặc bảng đá. Qua thời gian, hình thức của hóa đơn đã trở nên tiên tiến hơn và hiện giờ công nghệ có thể giúp chúng ta ghi nhận hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại. Tuy nhiên, về cơ bản thì mục đích, tầm quan trọng và cách ghi chép hóa đơn vẫn không thay đổi nhiều. Vậy hóa đơn là gì, có những lưu ý gì về hóa đơn mà người quản lý bán hàng phải biết? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

‍

Định nghĩa hóa đơn

Theo Thông tư Số 39/2014/TT-BTC, thì “Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật”. Như vậy, hóa đơn hiểu đơn giản chỉ là chứng từ xác nhận các thông tin giao dịch giữa người mua và người bán.

‍

Các loại hóa đơn

Có 2 loại hóa đơn chính: Hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng.

Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động:

◦ Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa

◦ Hoạt động vận tải quốc tế

◦ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu

◦ Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi:

◦ Bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa

◦ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu

◦ Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Các loại hóa đơn khác gồm bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…

‍

In hóa đơn ngay trên điện thoại với ứng dụng quản lý bán hàng Tinai. Miễn phí 100%.

Hình thức hóa đơn

Hóa đơn được thể hiện qua 3 hình thức chính như sau:

◦ Hóa đơn tự in là hóa đơn giấy do chính doanh nghiệp tự in ra trên các thiết bị, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

◦ Hóa đơn đặt in là hóa đơn giấy do doanh nghiệp đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp hoặc bán cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân.

◦ Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.

Tuy nhiên, ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó quy định các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế bắt buộc phải thực hiện hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày 01/07/2022. Đọc thêm bài viết mới nhất về quy định hóa đơn điện tử 2021.

‍

Những nội dung bắt buộc cần có trên hóa đơn

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

◦ Tên loại hóa đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

◦ Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu). Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

◦Tên liên hóa đơn: Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc là Liên 1: dùng để lưu nội bộ và Liên 2: Giao cho người mua. Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

◦ Số thứ tự hóa đơn: Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

◦ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

◦ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

◦ Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

◦ Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

◦ Tên tổ chức nhận in hóa đơn. Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

‍

Lưu ý rằng ngoài nội dung bắt buộc thì doanh nghiệp có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo logo, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo. Tuy nhiên, các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.